Erstattungsanträge

Die Fördermittel des Europäischen Sozialfonds werden nach dem Erstattungsprinzip – auf Grundlage von Ausgabenmeldungen – ausgezahlt. Hierfür stellen die Hochschulprojekte halbjährlich einen Erstattungsantrag an die vhb.

Durch den Erstattungsantrag werden die tatsächlich getätigten Ausgaben entsprechend der quittierten Rechnungen oder gleichwertigen Buchungsbelegen gemeldet. 


Bitte beachten Sie:

  • Jede Ausgabe muss mittels Sachbeleg (z. B. Rechnung) und Zahlungsbeleg (Projektkontoauszug) belegt werden. Bitte senden Sie uns immer die Originalbelege bzw. beglaubigte Kopien zu. Nach Abschluss der Prüfung erhalten Sie diese von uns zurück.
  • Wenn Sie für Ihr Projekt Mitarbeitende einstellen, benötigen wir den Originalarbeitsvertrag bzw. eine beglaubigte Kopie des Vertrags, aus dem die Mitarbeit am Projekt ersichtlich wird. Weitere wichtige Informationen finden Sie in unserem Merkblatt zur Abrechnung von Personalkosten.
  • Die Projekttätigkeit der einzelnen Mitarbeitenden ist in Höhe und Vergütung über die Angaben im Förderbescheid geregelt und muss über eine Dokumentation der produktiven Arbeitszeiten im Projekt nachgewiesen werden. Hierzu stehen Ihnen Muster für die Zeitaufschreibung zur Verfügung. 
  • Jeder Ausgabebeleg muss mit einem Vergabevermerk versehen werden. Bei freihändiger Vergabe bitten wir um Vorlage von mindestens drei Vergleichsangeboten und Begründung der Wahl des Anbieters. Bei Beschaffungen innerhalb eines Rahmenvertrags sind dessen Nummer und Datum zu nennen.
  • Bitte kennzeichnen Sie alle aus ESF-Mitteln beschafften Ausstattungsgegenstände mit dem ESF-Logo, da dies im Falle einer Prüfung gefordert wird.