Jede vhb-Trägerhochschule entsendet einen Vertreter in die Mitgliederversammlung; in der Regel handelt es sich dabei um ein Mitglied der Hochschulleitung.

Die vhb-Beauftragten tragen ihre Anregungen und Wünsche aus ihren Hochschulen in die vhb. In der zweimal jährlich stattfindenden Mitgliederversammlung werden die Ideen diskutiert und dienen zum einen der Weiterentwickung der vhb und zum anderen der Entlastung der Hochschulen. So ist die vhb ein integrierter Bestandteil aller Trägerhochschulen.

Die Mitgliederversammlung wählt aus dem Kreis ihrer Mitglieder eine Frauenbeauftragte bzw. einen Frauenbeauftragten.